Bill Gates de Microsoft, Warren Buffet de Berkshire Hathaway, Jeff Bezos de Amazon, Amancio Ortega de Zara y Carlos Slim de CARSO, 5 de los hombres más ricos de este planeta, tienen los mismos 1440 minutos que tú al día.
¿Cómo es que ellos sacan tanto provecho de estos minutos y tu llegas a decir que no te alcanza el tiempo?
Una de las habilidades más importantes que debes aprender a dominar como líder es tu capacidad para administrar el tiempo, es muy frustrante y paradójico que las personas pasemos en México tanto tiempo en las oficinas y que a pesar de esto no alcancemos los objetivos. En ese sentido, del grupo de países de la OCDE, el trabajador mexicano es el que pasa mas tiempo en la oficina, pero no por ello es el más productivo.
Después de diversas intervenciones de consultoría en BLGroup, creemos que podrías estar incurriendo en alguno o varios de los siguientes errores para administrar tu tiempo.
1.- No eres proactivo
Stephen Covey en el libro Los 7 hábitos de la Gente Altamente Efectiva, muestra la importancia que tiene para los líderes el dominar la dimensión de la victoria privada para poder ser exitosos en la dimensión pública. Con mucho detalle Covey nos explica cómo el ser proactivos en vez de reactivos a nuestra realidad es mas eficaz para enfrentar todos los desafíos que tenemos en nuestra carrera profesional.
Anthony Robbins el famoso gurú de motivación, describe cómo una cultura de la queja respecto a nuestras aspiraciones, nos drena una inmensa cantidad de energía, alejándonos de manera significativa de nuestras metas, por lo que debemos iniciar el día con una actitud positiva y proactiva para desarrollar nuestras actividades, haber planteado tus actividades de forma previa permitirá que las primeras horas del día cuando tienes más energía sean aprovechadas de forma adecuada y termines actividades agendadas importantes generando con esto una inercia muy positiva.
2.- No priorizas
Continuando con las enseñanzas del método de Covey y otros tantos expertos de la administración, tener un claro fin en mente para comenzar y priorizar el trabajo por hacer nos ayudará a garantizar que las cosas importantes avanzan sin perdernos en el espejismo de lo urgente.
Durante mucho tiempo en el ámbito de la administración efectiva, el uso de la Matriz Eisenhower ha permitido que tengamos mecanismos eficaces para tomar decisiones respecto a dónde pondremos nuestro tiempo, no todas las tareas se tienen que realizar ahora, y no todas las tendrás que hacer tú, hacer este análisis considerando no solamente las actividades laborales sino las personales, te permitirá mantener un buen balance de vida, y te ayudará en asegurarte que dedicas tu tiempo a las cosas realmente valiosas.
Priorizar es indispensable si lo que quieres es ser más efectivo con tu tiempo, además de trabajar mucho, debes pensar en si las actividades que haces contribuyen de forma significativa a lo que quieres, aplicando la famosa regla de Pareto 80/20, ser efectivo en el 20% más importante de tus actividades logrará que alcances el 80% de los resultados.
Las piedras grandes que señala la famosa metáfora del profesor, las piedras y la vasija, si no la conoces, clic en ver video
3.- No te sabes organizar
Es indispensable tener un eficaz método de organización, no se trata de la tecnología que usas, la buena memoria que tienes o lo mucho que trabajes; se trata de poder tener un mecanismo eficaz para decidir a que tareas le dedicarás tiempo primero y que harás con los otros asuntos que tienes que atender.
David Allen el destacado autor del libro Getting Things Done, nos explica la importancia que tiene el ayudar a nuestro cerebro a decidir sobre las tareas que tenemos que hacer conforme estas llegan a nosotros, en su famoso método de 5 pasos Allen nos propone un mecanismo que tiene el enorme beneficio de hacer que nuestro cerebro deje de pensar en lo que tiene que hacer y comience a aplicar su potencial en resolver problemas, en este sentido, el dominio del uso de una agenda y de las listas de cosas por hacer (to do list), es indispensable. Poder capturar todos los asuntos por hacer, dividir los grandes proyectos en pequeñas tareas y decidir sobre las actividades por hacer de manera adecuada es tan efectivo que tu productividad y tranquilidad aumentará de forma inmediata.
4.- Pospones el trabajo que no te gusta
El postre siempre viene al final, la procrastinación es el hábito de posponer actividades con la enorme amenaza de quedar con cortos plazos de tiempo para realizar tareas, aumentando en consecuencia la ansiedad y el estrés, en casi todos los casos, nosotros somos los causantes número 1 de la procrastinación debido a alguna de las siguientes razones: la actividad no nos gusta, no sabemos como hacerla, es una actividad muy grande o repetitiva, sobre estimamos nuestras capacidades o simplemente en realidad la actividad no está muy bien definida, por lo que no sabemos que resultado queremos obtener al final.
El ciclo de la procrastinación es simple, en una primera etapa, te sientes incómodo por una tarea concreta que debes realizar. Ante esto, el cerebro busca otras actividades más gratificantes en ese momento y que, normalmente, afrontamos con mucho más entusiasmo y ganas y que justificamos con excusas poco creíbles, lo que genera más incomodidad o ansiedad por el retraso que vamos acumulando y así se realimenta este ciclo perverso.
“Aplazar una cosa fácil hace que sea difícil. Aplazar una difícil la hace imposible”
El primer paso para evitar la procrastinación es monitorear los momentos en los que este habito aparece, cuando detectes que estas posponiendo una actividad, regresa a ella, no permitas dejar una ventana de tiempo asignada para una actividad sin acabarla y si la terminas, date una pequeña recompensa.
Bryan Tracy en el libro “Tráguese ese Sapo” sugiere mantener presentes en la agenda o las listas de cosas por hacer todas las actividades pendientes, mientras más oculta esté la actividad, más fácil será que la evadamos, así mismo, Tracy nos invita a pensar en las consecuencias negativas que acarrea que postergamos una actividad.
Evita el espejismo de la multitarea, cuando nuestro cerebro resuelve dos problemas divide su capacidad, Devora Sack en el libro “Una cosa a la vez” explica la importancia de concentrarnos en las actividades que hacemos en tiempo presente para aplicar todo nuestro potencial, esto reducirá en ocasiones el tiempo que nos lleva una tarea y ganaremos satisfacción por haber terminado las tareas pendientes de una vez por todas.
5.- Pierdes enfoque
Recientemente active la opción de mi celular para monitorear la cantidad de tiempo que pasaba en pantalla, aunque mi teléfono es una gran herramienta de trabajo, debo reconocer que también está lleno de distractores que afectan mi productividad. Conocer mis hábitos de uso me permitió identificar importantes ventanas de tiempo para hacer las cosas que realmente quiero hacer, como por ejemplo leer y hacer ejercicio.
Las redes sociales y el mal manejo de las notificaciones es una de las causas más importantes que derivan en perder tiempo, y hacerme responsable de la forma en que usaba mi Smart phone ha permitido que sea mas consciente y no caiga en las trampas de la improductividad.
No solo el teléfono celular es una fuente de pérdida de enfoque, las enorme cantidad de reuniones, las llamadas comerciales y la falta de hábitos de organización te llevan a terminar ocupando tu tiempo de forma inconsciente en actividades de poco valor de las cuales te terminarás quejando al final del día.
Ya sea que lo uses de forma consciente o inconsciente, el tiempo no se detendrá y seguirá avanzando para acercarte de tus objetivos o para alejarte, tu decides. En BLGroup trabajamos de forma permanente en lograr que los líderes de las empresas alcancen sus resultados dominando estas herramientas, ponte en contacto con nosotros, te queremos ayudar.
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