Para mantener la competitividad de tu organización es necesario asegurar que los colaboradores poseen las habilidades y competencias necesarias para desempeñarse de manera eficiente. Así que cuando los empleados no se desempeñan a la altura de un cierto estándar o al nivel esperado de desempeño surgen las necesidades de capacitación o formación. Detectar las necesidades de capacitación, es una de las actividades más importantes que tiene como objetivo que los colaboradores se desempeñen de forma más eficiente, responsable y que sean más productivos.
Sin embargo, no siempre tienes el tiempo suficiente para desarrollar e implementar una encuesta, hacer las preguntas en un programa de computadora o ejecutar un análisis de la información demográfica que recopila. Por eso aquí te presento una evaluación rápida de las necesidades de capacitación de un grupo de empleados. Es importante mencionar que esta evaluación de las necesidades de capacitación funciona mejor en organizaciones pequeñas y medianas, ya que, en una organización más grande, a menos que trabaje con subconjuntos de empleados, el desafío es más difícil.
¿Cómo evaluar las necesidades de formación?
1. Reúne a todos los empleados que tienen el mismo trabajo en una sala de conferencias con una pizarra o rotafolios y marcadores. (Alternativamente, si cada empleado tiene acceso, podría usar un programa como Google Docs u otro servicio de acceso compartido en línea).
2. Pide a cada empleado que anote sus diez necesidades de formación más importantes. Y enfatiza que los empleados deben escribir sus necesidades específicas. Es decir, aspectos como la comunicación o la formación de equipos son necesidades de formación amplias, que te llevarían a tener que realizar una segunda evaluación sobre cada uno de estos temas. Por otro lado, aspectos sobre cómo dar retroalimentación a sus colegas, cómo resolver un conflicto o cómo demostrar profunda y efectivamente que está escuchando a un compañero de trabajo son ejemplos de necesidades de capacitación más específicas.
3. Luego, pide a cada persona que diga sus diez necesidades de capacitación y registra lo que te indiquen en una pizarra o rotafolio. Es importante que no escribas duplicados, pero tienes que confirmar que la necesidad de capacitación que parece ser un duplicado, realmente es un duplicado exacto, para ello cuestiona apropiadamente al empleado. Es importante que hagas esto porque de lo contrario, los participantes pueden sentir que sus necesidades fueron ignoradas o marginadas.
4. Cuando se hayan enumerado todas las necesidades de capacitación, utiliza un proceso de votación ponderado para priorizar las necesidades de capacitación del grupo. En un proceso de votación ponderada, utiliza puntos adhesivos o números escritos con un marcador mágico (no es tan divertido) para votar y priorizar la lista de necesidades de capacitación. Asigne 25 puntos a un punto grande y cinco puntos a los puntos más pequeños. Distribuya tantos puntos como desee, pero asegúrese de que todos los empleados tengan el mismo número de puntos. Menciona a los participantes de la evaluación de necesidades que coloquen sus puntos en la tabla para votar sobre sus prioridades. Conceda al grupo un límite de tiempo de diez o quince minutos para que no haya personas que reflexionen sobre su decisión durante un período prolongado.
5. Enumera las necesidades de capacitación en orden de importancia, determinando la prioridad el número de puntos asignados como votos, según lo determinado por el proceso de votación de puntos adhesivos. Asegúrate de haber tomado notas (lo mejor es que alguien las tome en su computadora portátil mientras el proceso está en curso) o las páginas del rotafolio para mantener un registro de la sesión de evaluación de las necesidades de capacitación. O, si está disponible, utilice tecnología más moderna como una pizarra de borrado en seco o una pizarra web.
6. Tómate el tiempo, o programa otra sesión, para intercambiar ideas sobre los resultados u objetivos necesarios de las primeras tres a cinco sesiones de capacitación identificadas en el proceso de evaluación de necesidades. Esto te ayudará a buscar y programar la capacitación adecuada que realmente satisfaga las necesidades de los empleados.
Es importante que tengas en cuenta que la primera o las dos necesidades principales de cada empleado pueden no haberse convertido en las prioridades del grupo. Así que intenta incorporar esa oportunidad de capacitación de máxima prioridad en el plan de desarrollo del desempeño personal del empleado.
Ahora bien, es claro que una evaluación de las necesidades de capacitación puede ser, y a menudo debe ser, mucho más complicada que esto. Pero este es un proceso excelente para una evaluación simple de las necesidades de capacitación.
Finalmente asegúrate de mantener los compromisos generados por el proceso de evaluación de necesidades de formación. Los empleados esperarán recibir sus sesiones de capacitación clave identificadas con los objetivos de la lluvia de ideas cumplidos. Y no olvides que las necesidades de capacitación de los empleados cambian a medida que continúan aprendiendo y creciendo.
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