¿Qué tienen en común las mejores empresas para trabajar? La respuesta es sencilla, planes de capacitación y entrenamiento.
El reporte de LinkedIn Workplace Learning muestra que al menos 76% de la generación Z considera el aprendizaje y el desarrollo de competencias como la clave de una carrera exitosa.
Por ello elaborar un plan de capacitación efectivo se ha convertido en una prioridad para las organizaciones que desean potenciar el máximo talento de sus colaboradores así como el desarrollo de nuevas habilidades.
A continuación, presentamos los 6 pasos para la elaboración de una plan de capacitación efectivo:
1. Realización de la Detección de Necesidades de Capacitación (DNC)
Consiste en identificar las brechas de competencia de los individuos al interior de la empresa. Los insumos para llevarla a cabo son diversos, desde la evaluación de desempeño del personal, problemas presentes en la compañía, observaciones de trabajo, procesos de auditoría o evaluaciones de competencia realizadas.
La clave más importante durante este primer paso es el involucramiento de los líderes de los equipos ya que su participación permite determinar con claridad las prioridades sobre las que nosotros como Recursos Humanos debemos de trabajar.
¿Cómo establecer el orden de prioridad para la implementación del plan de capacitación?
Nuestra recomendación es que establezcas un orden de urgencias y en función de eso, organizar cronológicamente los programas de capacitación. La planificación a mediano y largo plazo sirve para no perder de vista la prioridad de las necesidades y garantizar que se van a cubrir todos los niveles de la organización.
2. Definición de Objetivos
Hay que recordar que el objetivo del área de Recursos Humanos es garantizar personal competente para el logro de los objetivos organizacionales.
La clave relevante en este paso es el contar con un modelo de competencias alineado a la estrategia del negocio, ya que este parte del perfil que necesitas del equipo para la materialización de la misión y la visión de la compañía.
Entonces, antes de poner manos a la obra, debemos de tener claro cuáles son los objetivos de la empresa y con base a ellos establecer los objetivos del plan de capacitación. Podemos ayudarnos contestando las siguientes preguntas: ¿Qué espero obtener con el entrenamiento de los empleados? ¿Cuáles son las áreas de mi empresa que deben mejorar? ¿Los objetivos organizacionales están conectados con los objetivos profesionales de los equipos? Mientras más claras sean las respuestas a estas preguntas más eficientes serán los resultados.
3. Elaborar el Programa de Capacitación
Este paso puede ser de los mas complejos, pues se requiere tomar en cuenta todos los elementos del plan de capacitación y no cometer el error de dejar alguno fuera.
Algunos de los elementos a considerar son:
Temática: Cursos y talleres con las técnicas y habilidades por adquirir.
Metodologías de enseñanza: Que se pueden aplicar en las empresas como juegos, role play, material audiovisual, conferencias, etc.
Participantes: Grupo o grupos de personas a quienes se destinan las actividades de capacitación, importante considerar su perfil laboral, puesto de trabajo y si son personal de nuevo ingreso o experimentado.
Sesiones: Definición de la cantidad precisa de sesiones para un sólido aprendizaje.
Modalidad: Esta puede ser presencial, en línea o híbrida, lo importante es seleccionar el que vaya de acuerdo a la metodología de enseñanza y sea funcional para la empresa.
Instructores: Definir si serán internos o externos a la organización.
Fechas y Horarios: Calendarizar fechas, programar tiempos y evitar que la capacitación intervenga en la operación.
Lugar: Por el tipo de capacitación determinar si se requiere que sean indoor o outdoor.
Presupuesto: Considerar apegarse lo más posible al él y en caso de que un externo sea el responsable de la impartición de cursos y talleres hacerle saber con cuánto contamos con la finalidad de que nos brinde su mejor propuesta.
Mientras mejor estructurado esté tu plan de capacitación, más sencillo será que alcances tus objetivos y los de tu organización.
4. Evaluación de Resultados
Para evaluar tu plan de capacitación utiliza instrumentos cuantitativos para conocer el impacto de la estrategia ejecutada. Es importante considerar ser flexible con los criterios de evaluación de los diferentes programas que se hayan colocado y llevado a cabo en el plan.
La evaluación depende de cuáles hayan sido los objetivos:
¿Mejoraron las ventas? ¿En qué porcentaje?
¿Se han obtenido mejores resultados en toda la organización? ¿Cuáles?
¿Cuánto fue el porcentaje de participación de los colaboradores durante las sesiones formativas?
¿Se ha minimizado la pérdida de talento? ¿En qué porcentaje?
¿Hubo disminución de conflictos laborales en áreas clave? ¿En cuáles?
Por otra parte, es vital recoger la percepción de los equipos sobre los programas formativos del plan de capacitación. Algunas herramientas que ayudan a esta medición son:
Formularios y encuestas para medir el nivel de satisfacción;
Buzón de sugerencias para las próximas iniciativas;
Instrumentos de evaluación de clima laboral para medir el cambio de comportamiento después de asistir al plan de formación.
5. Seguimiento
En el último semestre del año, los líderes de RRHH de múltiples organizaciones nos han platicado su preocupación sobre el impacto que desean alcanzar en los cursos y talleres que planean llevar a cabo ya que desean que haya un desarrollo integral y tangible de sus colaboradores en sus actividades del día a día.
Ante esta preocupación y con base en nuestros 9 años de experiencia desarrollando programas formativos para organizaciones de diferentes sectores les mencionamos que la clave es el seguimiento. Un plan de capacitación sin su debido seguimiento queda muy lejos de ser efectivo.
Como tip no olvides ver más allá de tu plan de capacitación anual. Puedes comenzar anotando que te gustaría desarrollar en términos de entrenamiento a largo plazo en las diversas áreas de tu organización, solo recuerda que el plan tiene que ir alineado a la estrategia a largo plazo de la empresa.
La capacitación y entrenamiento del talento humano es un punto estratégico para las organizaciones, contar con personal que posea las competencias necesarias para cada función es determinante en el cumplimiento de los objetivos organizacionales por ello la capacitación necesariamente debe ser considerada una inversión que aprovechen los empleados pero que beneficie siempre al negocio.
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