La comunicación es una de las herramientas más poderosas que se poseen dentro de una organización, es el elemento base que ayudará a hacer que todos los integrantes estén alineados persiguiendo los mismos objetivos y participen. Como líder al transmitir una idea, plan o estrategia a menudo, necesitas tomar información compleja (financiera, técnica, científica, etc.) y hacerla más comprensible para tu audiencia. La forma en que te comunicas incluso puede definir el éxito o fracaso de tus propuestas.
Es probable que te hayas visto ante una situación en la que mientras comunicabas algún plan importante o dabas alguna información algunos rostros de tu audiencia expresaban duda o inclusive pudiste ser tú esa persona que mientras escuchaba la explicación de alguien más tenías un gran signo de interrogación en tu rostro porque no entendías de que estaba hablando la otra persona. Independientemente de si te consideras bueno comunicándote con otros o no, es importante que busques siempre minimizar los posibles efectos negativos de transmitir erróneamente tus ideas.
Los profesores en la Graduate School of Business de Stanford, Lauren Weinstein y Matt Abrahams, recomiendan lo siguiente cuándo necesitas transmitir ideas complejas:
1.- Enfoque centrado en la audiencia.
Siempre reflexiona sobre ¿quién es tu audiencia y qué es lo que más les importa? De esta manera podrás evitar caer en el error de hacer suposiciones sobre el conocimiento que poseen y utilizar términos complejos. Por lo que podrás hablar de una manera alineada con el nivel de conocimiento de tu audiencia. El punto clave aquí es tener en mente que realmente se trata de lo que el público necesita.
2.- Conéctate, luego dirige.
Aprovecha lo que le importa a tu audiencia para conectarte con ellos, puedes hacerlo a través de una historia que haga que tu mensaje tenga sentido y tu audiencia se sienta identificada, posteriormente puedes interactuar con ellos mediante preguntas. La clave aquí es: establecer una conexión personal que les permita identificarse y relacionarse.
3.- Fragmenta tu información.
Muchas veces querrás comunicar múltiples cosas a la vez, cuando esto pase es importante que aprendas a estructurar la información para que tu audiencia pueda procesarla. Para ello resulta útil juntar ideas similares y organizarlas de manera coherente, de esta manera podrás seguir un hilo conductor claro.
4.- Usa analogías
Las analogías son una gran opción cuando se quiere transmitir ideas complejas, busca la semejanza de los procesos complejos con situaciones o cosas que resulten más fáciles de entender a tu audiencia de esta manera podrás hacer explicaciones más sencillas para ellos.
5.- Relaciona datos y contextualízalos.
Cuando se trata de explicar o presentar datos resulta útil comparar esos datos con conceptos que la audiencia pueda visualizar, de esta manera contextualizas los datos en la realidad de tu audiencia. Este punto puede ser algo complejo asi que aquí están dos ejemplos:
En 2001, Apple y Steve Jobs lanzaron el iPod original. Los ingenieros estaban muy entusiasmados porque iban a ser 5 gigabytes de datos, muy emocionante para ellos, pero decirle la cifra al público sería menos emocionante, porque no sabían lo que eso significa. ¿Eso es mucho? Entonces, en cambio, dijeron: "1,000 canciones en tu bolsillo"
El Centro de Interés en la Salud Pública, se dio cuenta de que las palomitas de maíz del cine tenían 30 gramos de grasa saturada. Ellos pensaron que al comunicarlo al público todos estarían indignados y dejarían de comer palomitas de maíz del cine. Sin embargo, a nadie le importó porque no entendían sí 30 gramos era mucho o era malo. Así que cambiaron el mensaje y dijeron: "Las palomitas de maíz del cine tienen más grasas saturadas que un desayuno de tocino y huevos, una hamburguesa y papas fritas para el almuerzo y una cena de carne con todos los adornos combinados". De esta manera lo hicieron más identificable para la audiencia.
Puedes obtener una plantilla para recordar estas recomendaciones cuando necesites explicar algún tema importante y complejo en tu organización.
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